Ülkemizdeki e-dönüşüm uygulamaları sonucunda da e-Fatura ve e-Arşiv sistemine geçen şirketlerin e-Defter uygulamasına geçmesi de zorunludur. Bu süreçle beraber şirketlerin finansal hareketlerini kayıt altına aldığı defterler, dijital ortamda hazırlanmaya başlar. e-Defter uygulaması sayesinde resmî kurumlar da denetlemelerini dijital ortamda yapma şansı bulur.
İşletmelere ciddi bir hız ve konfor getiren e-Defter uygulamasına geçiş için önceden belirlenen “5 milyon TL’nin üzerinde cirosu olan şirketler” kuralı da değişim göstermiştir. Limit daha aşağıya çekilerek hâlihazırdaki kurala tabi olan vergi mükellefleri, bu uygulamaya dahil edilmiştir. e-Defter uygulamasına şu anda geçme zorunluluğu olmayan vergi mükellefleri de istemeleri hâlinde geçiş yapabilirler.
e-Defter uygulaması ne işe yarar?
Günümüzde e-Defter uygulaması ile şirketlerin finansal hareketlerini daha hızlı ve düzenli olarak denetlemek mümkün hâle gelmiştir. İşletmeler e-Defter uygulamasını kullanmaya başladıklarında “berat” isimli belgeyi GİB’e gönderirler. Yani standartlara uygun olarak hazırlanan belgeler kâğıt baskıya dökülmeden kaydedilir. Aynı zamanda değişmezliği ve kaynağının güvenilirliği de garantiye alınmış olur.
Diğer taraftan e-Defter uygulaması için gerçek kişiler elektronik imza, tüzel kişiler ise mali mühür gibi daha pratik olan uygulamalara geçmiştir. Ayrıca e-Defter uygulamasında hazırlanan belgeler XML formatındadır. Uluslararası standartlara uygun olması sebebiyle de şirketler açısından büyük kolaylıklar sağlar.
e-Defter uygulaması kullanma avantajları nelerdir?
e-Defter kullanmanın hem hızlı hem de denetlenebilir olması pek çok avantajı beraberinde getirmiştir. e-Defter uygulamasını kullanmanın beraberinde getirdiği bu avantajlardan bazıları şunlardır:
· Belgelerin standartları uluslararası seviyede olduğundan çok uluslu şirketlerin çalışma düzenlerine uyumludur.
· Manuel biçimde tutulan defterler için harcanan kâğıt israfı azaltılarak ağaç kesiminin önüne geçilir. Bilindiği üzere firmaların defterlerini uzun yıllar boyunca saklamaları gerekir. e-Defter uygulaması sayesinde belgeler fiziksel olarak saklanmadığından depolama masrafları da ortadan kalkmış olur.
· Sistemin bir başka avantajı ise basılı belgelerin aksine hata düzeltme noktasında sunduğu kolaylıktır. Dijital alanın yarattığı ayrıcalık sayesinde e-Defter özelinde yapılan hatalar kolayca silinebilir ya da düzeltilebilir.
· Eski tip, yani bir başka deyişle geleneksel olarak kullanılan defterlerin yarattığı maliyetler ortadan kalkar.
Özetle hem ekonomik hem de zaman kazanımı açısından e-Defter uygulaması, işletmelere büyük kolaylıklar sunmaktadır