PDF uygulamalarında yapabilecekleriniz arasında e imza oluşturma, yorum veya not ekleme de bulunur. Bunları nasıl yapacağınıza dair pratik yöntemleri keşfedin.

Pratik PDF İmza Ekleme, Not ve Açıklama Bırakma Yöntemleri

Tamamen fiziksel belgelerle ilerleyen süreci gözünüzde canlandırın: Belgeyi yazdırıp kağıt üzerinde manuel olarak doldurur ve imzalarsınız, postaya verip karşı tarafa ulaşmasını beklersiniz, karşı taraf da imzaladıktan sonra onu size posta ile geri gönderir. Bu süreçte hem vakit kaybetmiş hem de ekstra masraf yapmış olursunuz.

Bir de tamamen dijital olarak ilerleyen süreci düşünün: Belgeyi yazdırmadan hemen cihaz üzerinde imzalarsınız. E-posta veya dosya boyutuna göre bulut hizmetleri veya belge transfer platformları ile gönderirsiniz. Karşı taraf da aynı şekilde imzalar ve direkt size geri gönderir. Sadece dakikalar içerisinde ve neredeyse masrafsız biçimde süreç tamamlanır.

Günümüzün en yaygın dosya biçimlerinden biri olan PDF’lerle çalışıyorsanız muhtemelen PDF okuyucular ve düzenleyiciler ile karşılaşmışsınızdır. Elektronik imza PDF editörlerinin vazgeçilmez araçlarından biridir. Hem kolaylık, hem tasarruf hem de belgenin orijinalliğini kanıtlayan bir güvenlik önlemi olarak işlev görür.

Ortak çalışmayı olanaklı kılan e-imza, PDF’lerin buna yönelik tek özelliği değildir. Belgelerinize notlar ve açıklamalar bırakarak belgenin son haline gelmesine katkıda bulunabilir ve hatta versiyonları saklayarak belgenin yolculuğunu takip edebilirsiniz. Özellikle uzakta çalışan ekipler için bu büyük bir avantajdır.

Bu yazıda PDF imza ekleme, PDF’ye not ve açıklama bırakma yöntemlerini bulabilirsiniz.

Elektronik imza nedir, nasıl eklenir?

Elektronik imza bir anlaşmanın veya kaydın kabulünü gösteren elektronik süreç için kullanılan kapsamlı bir terimdir. Dijital imza ise dijital bir sertifikanın ve şifreli bağlantıların kullanıldığı daha güvenli bir elektronik imzaya işaret eder. Dijital imza imzalayana özeldir ve güvenilir bir üçüncü parti sağlayıcıdan ya da imzalayanın kimliğini onaylayan bir sertifika otoritesinden alınır.

PDF’ler söz konusu olduğunda bu ayrım belirsizleşir. Her halükarda PDF imzalama tarafların iş yükünü hafifletir ve ekstra güvenlik önlemleri almaya gerek kalmadan süreci hızlandırır. Elbette burada sağlayıcının uçtan uca şifreleme sağlaması önemlidir. Belgeniz hassas bilgiler içeriyorsa parola koruması ile de fazladan bir güvenlik katmanı eklemeniz mümkün.

Peki, PDF’lere e-imza nasıl eklenir? Bunun için temel olarak PDF düzenleyici bir platform, uygulama veya program kullanmanız gerekir. Farklı türdeki iki aracı ele alalım: Online PDF araçları ve cihaza yüklenmiş bir program. Bu durumlarda aşağıdaki yöntemlere başvurabilirsiniz:

1. Online PDF araçları

Online PDF araçları, internet olan her yerde ve her zaman, sadece e-imza eklemenizi değil PDF’lerle ilgili bütün ihtiyaçlarınızı karşılamanıza olanak tanır. Hatta en iyi PDF düzenleyici araçlar arasında yer alan PDF Guru sayesinde, cihazınız yanınızda olmasa bile size özel kullanıcı adı ve şifre ile hesabınıza giriş yaparak belgelerinize de erişebilirsiniz.

Bu araçlarda e-imzanızı genel olarak şu şekillerde ekleyebilirsiniz:

• Çizim: Fare, dijital kalem veya dokunmatik yüzey üzerindeki çizim becerinize güveniyorsanız bu yöntemle gerçek imzanıza en yakın sonucu alabilirsiniz. İmza içinize sinene kadar tekrar tekrar denemeniz mümkün. Sonuçta onu resmi veya yarı resmi belgelerde kullanacaksınız.
• Görüntü: Gerçek imzanızın fotoğrafını çektiyseniz veya tasarım programlarından dışa aktardıysanız elinizde bir JPEG veya PNG dosyası bulunması olasıdır. Bu durumda doğrudan imzanızın görüntüsünü de ekleyebilirsiniz.
• Yazı: İmzanızın orijinal haline en uzak ama diğer yandan en pratik yöntemdir. İmzada görünmesini istediğiniz kelimeyi (ad, soyad veya her ikisi de) yazıp şablonlardan hangi stilde görünmesini istiyorsanız onu seçebilirsiniz.

2. Önizleme

MacOS cihazlarla birlikte gelen yetenekli dahili uygulama Önizleme’de de e imza oluşturma mümkün. Bunun için şu adımları izleyebilirsiniz:

• Üst menüde Araçlar sekmesine gidin.
• Açılan menüde Açıklama Ekle sekmesini bulun. (Önceden imzanız yoksa sadece bu çıkar.)
• Yeni açılan menüde en alttaki İmza’nın üzerine gelin.
• İmzaları Yönet’e tıklayın.
• Açılan pencerede üç seçeneğiniz olacak:
  • Trackpad: Serbest çizim yeteneğinize güveniyorsanız imzanızı dokunmatik yüzey yardımıyla çizerek kaydedebilirsiniz. Tekrar tekrar deneme yapmanız mümkün.
  • Kamera: Önce imzanızı bir kağıda çizmeniz gerekli. Sonra kamera sekmesine tıklayıp bilgisayar kameranızın imzayı net bir şekilde görmesini sağlamalısınız.
  • iPhone: Bu sekmeye tıkladığınızda cihazınız otomatik olarak telefonunuza bağlanır ve imzayı orada oluşturup kaydetmenize olanak tanır.
• Oluşturduğunuz imzayı Açıklama Ekle menüsünde İmza’nın üzerinde gelerek bulabilir ve PDF belgenize ekleyebilirsiniz.

Bütün yöntemler için şu notu düşmekte fayda var: Hazır formlarda imza yeri belirlenmiş olabilir. Bu durumda imzanız tam istediğiniz yerde görünecektir. Ancak, belirli bir yeri yoksa bazen imzayı doğru yere taşımanız gerekir. Önizlemede ve son kontrollerde buna dikkat etmeyi unutmayın.

PDF’lere not ve açıklama nasıl eklenir?

Yaratıcı bir şekilde PDF doldurma için e-imzanın yanı sıra not ve açıklama da bırakabilirsiniz. Yöntemlere geçmeden önce bu terimlerin PDF üzerinde ne anlama geldiklerini belirtmekte fayda var:

• Not: Düz yazı olarak bırakılmış açıklamalara not veya yorum denebilir. Kısa ve öz olması, belgenin boşluklarına okunabilir şekilde yerleştirilmesi tercih edilir.
• Açıklama: Yazı dışında şekil, işaret, vurgular, çizimler, çıkartmalar, varsa yapışkan notlarla bırakılan her türlü not açıklama olarak adlandırılabilir.

Online platformlar veya yüklü programlarda yöntemler benzerdir. Kullandığınız araçtan bağımsız olarak olasılıklar şunlardır:

1. Metin kutucuğu ile not ekleme

Editör sekmesinde bulunan Metin Kutucuğu yazılı notlar bırakmanız için yeterli olabilir. Yine de Açıklamalar aracına da tıklayarak seçeneklerinizi görmekte fayda var. Buradaki yapışkan notlar, yazınızı renkli bir arka fon üzerine yazmanıza olanak tanır. Böylece notunuz belgeyi inceleyen gözlerden kaçmamış olur.

2. Şekillerle açıklama ekleme

Açıklama menüsünde birçok işaret bulunur ve bunlardan istediğiniz gibi yararlanabilirsiniz. Örneğin, içeriğe onay veya ret verebilir; oklarla yön gösterebilir; yıldızlarla dikkat çekebilir veya başka işaretlerle şerh bırakabilirsiniz. Genel geçer kullanımlar olsa da burada iş biraz da sizin yaratıcılığınıza kalmış.

3. İşaretleme işlevleriyle açıklama ekleme

İşaretleme işlevleri arasında şunlar bulunur:

• Vurgulama: Metnin istediğiniz kesitine editörün sunduğu tonlarda renkli vurgu ekleyebilirsiniz. PDF Guru metnin üstüne veya arkasına farklı yoğunlukta, boyutta ve efektlerle vurgu yapmanıza olanak tanır.
• Üstünü çizme: Metin editörü ile istediğiniz yerlerin üstünü çizerek buraların çıkarılmasını isteyebilirsiniz. Böyle bir seçenek yoksa kalem aracını seçerek manuel olarak da çizgi çizmeniz mümkün.
• Altını çizme: Metni vurgulamanın bir başka yolu da altını çizmektir. Yine metin editöründe bulunan bir işlev olabilir ve yine yoksa kalem aracı da iş görecektir.

4. Çizim yaparak açıklama ekleme

Kalem aracı ile belirli işaretlere bağlı kalmadan kendi işaretlerinizi çizebilir ve seçimlerinizi yapabilirsiniz. Örneğin bir bölümü daire veya kutu içine alabilirsiniz. İstemediğiniz ayrıntıları silgi aracıyla temizlemeniz veya geri al komutuyla kaldırmanız mümkün.

5. Çıkartmalarla açıklama ekleme

PDF Guru’da Görüntüler menüsü altında olan Çıkartmalar, size mesajınızı direkt iletme olasılığı sunar. Örneğin, onaylandı, reddedildi, gizli bilgi, final, taslak, revize gibi birçok versiyonlama terimini kullanabilirsiniz.

Sonuç

PDF araçları hem günlük hayatı hem de iş hayatını kolaylaştıracak birçok unsurla donatılmış durumdadır. Onları kullanarak PDF’lerinizi hem daha güvenli hem daha kişiselleştirilmiş hem de ortak çalışmaya uygun hale getirebilirsiniz. Yazıda bahsedilen e-imza ve açıklama dışında da keşfedilecek daha birçok özellik mevcut.